A történeti áttekintés után beszéljünk a jelenről. A mai, folyamatosan gyorsuló, globalizált világban központi szerepe van az információk azonnali elérhetőségének. Az emberek már nem akarnak napokat, órákat, de perceket sem várni arra, hogy hozzájussanak ahhoz az adathoz, amelyre éppen szükségük van. Az internet és a telekommunikációs eszközök lehetővé teszik ezt, elektronikus eszközeinken csak úgy áramolnak a bájtok, cserélődnek az információk. A 21. századi ember megszokta ezt, és természetesnek veszi.

Miért lenne ez másképpen a vállalatok iratkezelése kapcsán?

Amennyiben rengeteg dokumentum, információ áramlik be a céghez, azok hagyományos, papír alapú kezelése egy idő után igen sok plusz terhet róhat a vállalatra, rengeteg erőforrást lekötve. Minél több az alkalmazott és az ügyfelek száma, minél több a tevékenységi kör, annál fontosabb egy jól megtervezett információs rendszer, amelynek része az iratkezelés. Papír alapon is megvalósítható a professzionális iratkezelés, csak egyszerűen nem annyira hatékony. Miért ne váltana? Ez már a 21. század, nem vesztegethetjük az időt papírok keresgetésével, mikor elektronikus formában pillanatok alatt kikereshetőek lennének az iratok. Nem beszélve arról, hogy a bekerülő iratok egy része sem papír alapon jön a céghez, hanem például e-mailben, esetleg faxon.

Az elektronikus iratkezelés során az iratkezelést sokkal könnyebb az előírásoknak és jogszabályoknak megfeleltetni, hiszen egy tanúsított szoftverrel végezzük ezt a tevékenységet. Az iratok tárolása minimális helyigénnyel megvalósítható, egy ügyhöz tartozó iratokat így szinte bármeddig megtarthat a cég többletköltség nélkül. Ezáltal sok évvel később is kikereshetők az egy adott ügyhöz kapcsolódó iratok. Eközben különböző szintű jogosultságok megadásával biztosíthatjuk, hogy illetéktelenek ne juthassanak hozzá az adatokhoz. Míg az elektronikus aláírással már hitelesíteni is tudja az iratokat. Amennyiben felkeltettük érdeklődését az elektronikus iratkezeléssel kapcsolatban, de még nem tudja, hogyan fogjon hozzá a rendszer kiépítéséhez, keresse fel az elektronikus iratkezelés szakértőjét – a DOCUTÁR Iratrendező és Tároló, Szolgáltató Kft.-t – a cég munkatársai készségesen segíteni fognak Önnek.

Előző bejegyzésünkben a botmixerekről írtunk!